Política de Privacidade da Plataforma Reptor

Documento: RPT-LEGAL-002
Versão: 1.0
Entrada em vigor: 15 de agosto de 2026
Responsável: Legivelodisseia, Lda.
NIF: 510737668
Sede: Rua Rei Ramiro, 870, Loja -1D, 4400-281 Vila Nova de Gaia, Portugal
Contacto de privacidade: geral@reptor.pt

1.1. A presente Política de Privacidade explica como a Legivelodisseia, Lda., sob a marca Reptor (“Reptor”), recolhe, utiliza, conserva, comunica e protege dados pessoais no contexto dos websites, aplicações e serviços que integram a Plataforma Reptor.

1.2. Esta Política aplica-se aos dados pessoais tratados pela Reptor enquanto responsável pelo tratamento. Explica também, de forma geral, as situações em que a Reptor trata dados por conta das empresas e empresários que utilizam a Plataforma.

1.3. A Política deve ser lida juntamente com os Termos e Condições da Plataforma, a Política de Cookies, as condições específicas de cada Aplicação e, quando aplicável, a informação de privacidade disponibilizada pela empresa cliente.

1.4. A Política não substitui a informação que cada empresa cliente deve prestar relativamente aos serviços que oferece, às decisões que toma e aos tratamentos de dados que determina.

O responsável pelos tratamentos próprios descritos nesta Política é:

Legivelodisseia, Lda. — Reptor
NIF 510737668
Rua Rei Ramiro, 870, Loja -1D
4400-281 Vila Nova de Gaia
Portugal
Email: geral@reptor.pt

2.1. O contacto de privacidade da Reptor é geral@reptor.pt. Questões e pedidos sobre dados pessoais devem ser enviados para esse endereço.

2.2. Se for designado um encarregado da proteção de dados ou criado um contacto específico de privacidade, esta Política será atualizada com os respetivos dados.

3.1. Reptor como responsável pelo tratamento

A Reptor determina as finalidades e os meios essenciais do tratamento, designadamente, quando trata dados para:

a) criar e gerir a relação contratual com uma empresa cliente;

b) faturar e receber a Subscrição;

c) criar e proteger credenciais e contas transversais da Plataforma;

d) gerir pedidos de suporte e contactos dirigidos diretamente à Reptor;

e) assegurar a segurança, disponibilidade e defesa da Plataforma;

f) cumprir obrigações legais e responder a autoridades; e

g) defender ou exercer os seus direitos.

3.2. Reptor como subcontratante

3.2.1. Em regra, cada empresa cliente é responsável pelo tratamento dos dados que introduz ou manda tratar para gerir a sua atividade, colaboradores, alunos, membros, tutores, clientes, animais, agendas, reservas, presenças, pagamentos e outros elementos operacionais.

3.2.2. Nestas situações, a Reptor trata os dados por conta e segundo instruções documentadas da empresa cliente, ao abrigo de um Acordo de Tratamento de Dados (DPA).

3.2.3. Os pedidos relativos a estes dados devem ser dirigidos, em primeiro lugar, à empresa cliente. A Reptor encaminhará os pedidos que receba e prestará a assistência prevista no DPA.

3.2.4. A empresa cliente decide, entre outros aspetos, quais os dados recolhidos, para que fins são utilizados, quem pode aceder, durante quanto tempo são necessários e qual o fundamento jurídico aplicável.

3.3. Mudança de papel

O papel da Reptor é determinado em função de cada tratamento concreto, e não apenas pela designação usada num contrato. Em situações excecionais, duas entidades podem atuar como responsáveis autónomos ou conjuntos, caso em que será prestada informação adicional e definidas as respetivas responsabilidades.

Esta Política pode abranger dados pessoais de:

a) sócios, gerentes, empresários em nome individual e representantes dos Clientes;

b) colaboradores e Utilizadores Autorizados dos Clientes;

c) Utilizadores Finais, incluindo alunos, membros, clientes, tutores e encarregados de educação;

d) potenciais Clientes e pessoas que contactem a Reptor;

e) fornecedores, prestadores de serviços e respetivos representantes;

f) visitantes dos websites e utilizadores das Aplicações; e

g) pessoas relacionadas com incidentes, reclamações, litígios ou pedidos de exercício de direitos.

Consoante a relação, Aplicação, plano e funcionalidades utilizadas, podem ser tratados os seguintes dados:

5.1. Identificação e contacto

Nome, denominação profissional, data de nascimento ou idade quando necessária, fotografia de perfil, morada, código postal, localidade, país, email, telefone e relação com a entidade representada.

5.2. Dados empresariais e contratuais

Denominação, NIF, localização, nome e função do responsável, plano contratado, proposta comercial, aceitações, data e versão dos termos, comunicações e histórico da relação contratual.

5.3. Conta e autenticação

Identificador de conta, endereço de email, número de telefone quando utilizado, palavra-passe armazenada de forma não diretamente legível, estado da conta, associações a Clientes, perfis, permissões, registos de autenticação e recuperação de acesso.

5.4. Dados técnicos e de utilização

Endereço IP, data e hora, identificadores de sessão, tipo de dispositivo, navegador, sistema operativo, registos de erro, ações relevantes para segurança, eventos de auditoria quando disponíveis e informação sobre utilização das funcionalidades.

5.5. Suporte e comunicações

Conteúdo de mensagens, pedidos, anexos, diagnóstico, ações de suporte, resposta prestada e informação necessária para verificar a identidade e resolver o assunto.

5.6. Faturação e pagamentos da Subscrição

NIF, nome ou denominação, morada de faturação, email, faturas, valores, datas, estado do pagamento, referência Multibanco, confirmação de pagamento por MB WAY e identificadores de transação. A Reptor não necessita de guardar dados completos de cartões quando os pagamentos sejam processados por um prestador autorizado.

5.7. Dados operacionais tratados por conta dos Clientes

Podem incluir dados de Utilizadores Finais, colaboradores, agendas, marcações, cancelamentos, listas de espera, presenças, planos, mensalidades, registos de pagamentos efetuados fora da Plataforma, notificações e histórico de utilização.

5.8. Dados relativos a animais

Nas aplicações destinadas a serviços para animais de companhia podem ser tratados dados do tutor e informações relativas ao animal, como identificação, espécie, raça, idade, marcações e informação necessária ao serviço. Os dados relativos a animais só constituem dados pessoais quando identifiquem ou sejam associados a uma pessoa singular.

5.9. Dados físicos e relativos à saúde

Na ReptorGym podem ser registados peso, altura, índice de massa corporal e percentagem de massa gorda. Consoante o contexto e a finalidade, estes elementos podem constituir dados relativos à saúde e beneficiar de proteção reforçada.

Na versão abrangida por esta Política, não devem ser registados em campos livres ou anexos dados sobre lesões, limitações, doenças, diagnósticos, avaliações clínicas, questionários de aptidão, planos clínicos ou resultados de saúde, salvo se uma funcionalidade própria vier a ser disponibilizada após avaliação jurídica, funcional e de segurança.

5.10. Dados de menores

Quando uma Aplicação permita contas de menores, podem ser tratados dados de identificação e contacto do menor, identificação ou contacto do representante legal, prova ou registo da autorização e os dados estritamente necessários à utilização do serviço.

Os dados podem ser obtidos:

a) diretamente do titular, durante o registo, utilização, pagamento ou contacto;

b) da empresa cliente que cria um acesso, introduz registos ou aprova uma associação;

c) de um administrador ou Utilizador Autorizado do Cliente;

d) de um representante legal ou encarregado de educação;

e) automaticamente, através da utilização da Plataforma e de tecnologias estritamente necessárias;

f) de prestadores de pagamento, comunicações, alojamento ou segurança; e

g) de autoridades ou fontes públicas, quando necessário ao cumprimento legal ou defesa de direitos.

Quando os dados não sejam recolhidos diretamente junto do titular, a empresa que os introduz deve estar autorizada a fazê-lo e assegurar a informação legalmente exigida.

Finalidade	Dados principais	Fundamento jurídico
Criar, administrar e prestar a Subscrição	identificação, contacto, conta, plano e utilização	execução do contrato ou diligências pré-contratuais
Verificar identidade, representação e elegibilidade	identificação, entidade representada e elementos de verificação	execução do contrato e interesse legítimo na prevenção de fraude
Emitir faturas, receber e reconciliar pagamentos	faturação, NIF, valores e transações	execução do contrato e cumprimento de obrigações fiscais e contabilísticas
Gerir credenciais, autenticação e permissões	conta, contacto e registos técnicos	execução do contrato e interesse legítimo na segurança
Prestar suporte, diagnosticar e corrigir erros	contacto, mensagens, dados técnicos e informação estritamente necessária da conta	execução do contrato e interesse legítimo na qualidade e segurança do serviço
Manter, proteger e monitorizar a Plataforma	IP, sessões, erros, eventos de segurança e auditoria	interesse legítimo na segurança, prevenção de abuso e continuidade; cumprimento legal quando aplicável
Comunicar alterações operacionais, de segurança ou contratuais	nome, email, conta e plano	execução do contrato e cumprimento legal
Enviar comunicações comerciais próprias	nome, email, interesses e histórico de consentimento	consentimento, quando exigido; interesse legítimo apenas quando legalmente permitido e com direito de oposição
Gerir pedidos de direitos e reclamações	identificação, pedido, prova e resposta	cumprimento de obrigação legal e defesa de direitos
Prevenir, investigar e reagir a fraude ou utilização ilícita	conta, IP, eventos, comunicações e prova	interesse legítimo e cumprimento de obrigações legais
Cumprir ordens de autoridades e obrigações legais	dados abrangidos pelo pedido ou obrigação	cumprimento de obrigação jurídica
Declarar, exercer ou defender direitos	dados contratuais, comunicações, utilização e prova	interesse legítimo e exercício de direitos em processo judicial ou extrajudicial
Produzir estatísticas e melhorar o serviço	dados agregados ou anonimizados; dados pessoais limitados quando indispensáveis	interesse legítimo na melhoria, com minimização; dados anonimizados ficam fora do RGPD

7.1. Quando o fundamento seja o interesse legítimo, a Reptor pondera a necessidade do tratamento, o impacto nos titulares e as salvaguardas disponíveis. O titular pode solicitar informação adicional e opor-se nos termos da cláusula 15.

7.2. A Reptor não usará o consentimento quando o tratamento seja necessário para executar um contrato ou cumprir uma obrigação legal. Quando o consentimento seja utilizado, pode ser retirado a qualquer momento, sem afetar a licitude do tratamento anterior.

8.1. Quando atua como subcontratante, a Reptor não escolhe o fundamento jurídico do tratamento. Compete ao Cliente assegurar um fundamento do artigo 6.º do RGPD e, tratando-se de categorias especiais, uma condição do artigo 9.º.

8.2. O Cliente deve, designadamente:

a) prestar informação clara aos Utilizadores Finais e colaboradores;

b) recolher consentimento quando esse seja o fundamento apropriado;

c) limitar dados e acessos ao necessário;

d) garantir a exatidão dos registos;

e) definir prazos de conservação;

f) responder aos pedidos dos titulares; e

g) não utilizar campos livres para introduzir dados excessivos ou não suportados pela Aplicação.

8.3. A Reptor trata estes dados segundo o DPA, as instruções documentadas do Cliente e as obrigações legais aplicáveis aos subcontratantes.

9.1. Peso, altura, índice de massa corporal e percentagem de massa gorda podem revelar informação sobre o estado físico ou de saúde. O Cliente deve tratá-los como informação de acesso restrito e avaliar se constituem dados relativos à saúde no contexto concreto.

9.2. Quando forem dados relativos à saúde, o Cliente deve identificar uma condição válida do artigo 9.º do RGPD. O consentimento, se utilizado, deve ser explícito, específico, informado, livre, demonstrável e tão fácil de retirar como de prestar.

9.3. Estes dados são visíveis ao respetivo Utilizador Final e aos profissionais a quem o Cliente atribua permissão adequada. A Reptor pode aceder apenas quando necessário para suporte, segurança, manutenção ou cumprimento legal, com dever de confidencialidade.

9.4. A Plataforma não substitui avaliação médica. A Reptor não determina aptidão física, diagnósticos, tratamentos ou decisões clínicas.

10.1. As Aplicações não se destinam a permitir que crianças utilizem autonomamente serviços para os quais não tenham capacidade ou autorização legal.

10.2. Em Portugal, quando o tratamento relativo à oferta direta de serviços da sociedade da informação a uma criança se baseie no consentimento, a criança pode consentir autonomamente a partir dos 13 anos. Abaixo dessa idade, o consentimento deve ser prestado ou autorizado pelos titulares das responsabilidades parentais, com esforços adequados de verificação.

10.3. A regra anterior não substitui as normas sobre capacidade contratual, autorização para a prática de atividade física, prestação de serviços ou tratamento de dados de saúde, que podem exigir intervenção do representante legal noutras idades ou circunstâncias.

10.4. O Cliente é responsável por confirmar a idade e obter e conservar prova adequada das autorizações necessárias. Uma simples caixa de seleção não é suficiente quando não permita demonstrar uma autorização válida.

10.5. A Reptor pode solicitar confirmação adicional, limitar o tratamento ou suspender uma conta quando existam dúvidas razoáveis sobre a idade, autorização ou segurança do menor.

11.1. A Reptor não toma, enquanto responsável pelo tratamento, decisões exclusivamente automatizadas que produzam efeitos jurídicos ou afetem significativamente os titulares de modo similar.

11.2. Certas Aplicações executam automaticamente regras configuradas ou adotadas pelo Cliente, como validação de limites de reserva, entrada pela ordem da lista de espera ou bloqueio de novas reservas quando não exista pagamento registado. Estas operações apoiam a gestão do Cliente e, em regra, não correspondem às decisões significativas previstas no artigo 22.º do RGPD.

11.3. O Cliente é responsável pelas regras de negócio que determine e por disponibilizar um meio de contacto para correção de registos e contestação de resultados incorretos.

Os dados podem ser comunicados, na medida necessária, às seguintes categorias:

a) trabalhadores e colaboradores autorizados da Reptor, sujeitos a confidencialidade;

b) fornecedores de alojamento, infraestrutura, bases de dados, segurança, cópias de segurança e manutenção;

c) fornecedores de email, notificações, suporte e comunicações;

d) prestadores de faturação, contabilidade e pagamentos;

e) consultores jurídicos, contabilísticos, fiscais, seguradoras e auditores;

f) empresas clientes, relativamente aos Utilizadores associados e dados da respetiva atividade;

g) autoridades administrativas, fiscais, policiais ou judiciais, quando exista obrigação ou fundamento legal; e

h) adquirentes ou sucessores no contexto de reorganização, fusão ou transmissão da atividade, sujeitos a confidencialidade e às regras aplicáveis.

12.1. Os fornecedores só recebem os dados necessários às funções contratadas e ficam sujeitos a obrigações de proteção de dados e segurança.

12.2. A lista atualizada de subcontratantes relevantes para os dados tratados por conta dos Clientes é disponibilizada nos termos do DPA ou mediante pedido fundamentado.

13.1. A Reptor procurará utilizar fornecedores e localizações no Espaço Económico Europeu (EEE) sempre que adequado. Alguns fornecedores ou operações de suporte podem implicar acesso ou transferência para países fora do EEE.

13.2. Uma transferência internacional só será realizada quando exista:

a) decisão de adequação da Comissão Europeia;

b) cláusulas contratuais-tipo ou outra garantia adequada, acompanhadas das avaliações e medidas suplementares necessárias; ou

c) uma derrogação legal aplicável a uma situação específica.

13.3. O titular pode solicitar informação sobre o país, fundamento da transferência e forma de obter cópia das garantias aplicáveis através de geral@reptor.pt.

A Reptor conserva os dados apenas durante o período necessário às finalidades e obrigações aplicáveis. São utilizados os seguintes critérios:

Categoria/finalidade	Prazo ou critério de conservação
Conta e relação contratual do Cliente	durante a Subscrição e, após cessação, durante o prazo necessário à gestão de responsabilidades e defesa de direitos
Dados operacionais tratados por conta do Cliente	durante a Subscrição; após cessação ou suspensão, até seis meses antes de eliminação dos sistemas ativos, salvo instrução, obrigação legal ou acordo diferente
Dados de período experimental não convertido	durante o período experimental e até seis meses após o seu termo, salvo eliminação anterior ou necessidade de prevenção de abuso
Faturas e documentos fiscalmente relevantes	pelo prazo legal aplicável, em regra 10 anos
Prova contratual, aceitações e comunicações juridicamente relevantes	durante a relação e pelo prazo de prescrição aplicável às responsabilidades, que pode atingir 20 anos
Pedidos de suporte	durante a resolução e, normalmente, até três anos após encerramento; por prazo superior se integrarem prova de incidente ou litígio
Registos técnicos e de segurança	pelo período necessário à segurança e investigação, normalmente até 12 meses, salvo incidente, obrigação legal ou necessidade de defesa de direitos
Contactos pré-contratuais sem contrato	até dois anos após o último contacto, salvo pedido anterior de eliminação ou necessidade de prova
Marketing baseado em consentimento	até retirada do consentimento ou após dois anos sem interação, consoante o que ocorrer primeiro
Pedidos de exercício de direitos	durante o tratamento do pedido e, depois, pelo prazo necessário para demonstrar o respetivo cumprimento

14.1. Após pedido válido de apagamento, as credenciais, contactos, fotografias e identificadores sem fundamento de conservação são eliminados ou tornados irreversivelmente não identificáveis.

14.2. Para preservar a integridade referencial, certos registos podem permanecer anonimizados, incluindo através da substituição do nome por “Utilizador Removido”, desde que deixem de permitir a identificação razoável da pessoa.

14.3. Cópias residuais podem permanecer em snapshots diários sujeitos a rotação operacional aproximada de uma semana. Permanecem protegidas, com acesso restrito, e não são repostas salvo necessidade de recuperação global.

14.4. A Reptor pode suspender a eliminação quanto a dados necessários ao cumprimento legal, investigação de incidente ou declaração, exercício ou defesa de direitos.

Nos termos aplicáveis, o titular pode exercer:

a) direito de acesso, obtendo confirmação, informação e cópia dos seus dados;

b) direito de retificação, corrigindo dados inexatos ou incompletos;

c) direito ao apagamento, quando deixe de existir fundamento para conservação;

d) direito à limitação, nas situações legalmente previstas;

e) direito de portabilidade, recebendo dados fornecidos num formato estruturado, de uso corrente e leitura automática, quando aplicável;

f) direito de oposição a tratamentos baseados em interesse legítimo, incluindo oposição incondicional a marketing direto;

g) direito de retirar o consentimento a qualquer momento, sem afetar o tratamento anterior; e

h) direito de não ficar sujeito a certas decisões exclusivamente automatizadas, quando aplicável.

15.1. Os direitos não são absolutos. A Reptor pode conservar ou continuar a tratar dados quando exista obrigação legal, fundamento prevalecente ou necessidade de defesa de direitos.

16.1. Os pedidos relativos a tratamentos pelos quais a Reptor seja responsável devem ser enviados para geral@reptor.pt, indicando o direito pretendido e informação suficiente para localizar os dados.

16.2. Se o pedido respeitar a dados geridos por uma empresa cliente, o titular deve contactar essa empresa. Se o pedido for enviado à Reptor, será encaminhado para o Cliente responsável, salvo impedimento legal.

16.3. A Reptor pode solicitar informação adicional estritamente necessária para confirmar a identidade. Não devem ser enviados documentos completos ou dados excessivos sem solicitação.

16.4. O exercício é gratuito. Em caso de pedidos manifestamente infundados ou excessivos, designadamente repetitivos, pode ser cobrada taxa razoável ou recusado o seguimento nos termos legais.

16.5. A resposta será prestada sem demora injustificada e, em regra, no prazo de um mês. O prazo pode ser prorrogado por mais dois meses devido à complexidade ou número de pedidos, sendo o titular informado dentro do primeiro mês.

Sem prejuízo de outro recurso administrativo ou judicial, o titular pode apresentar reclamação à:

Comissão Nacional de Proteção de Dados — CNPD
Avenida D. Carlos I, 134, 1.º
1200-651 Lisboa
Portugal
Website: https://www.cnpd.pt/

O titular é convidado a contactar primeiro a Reptor ou, quando aplicável, a empresa cliente, para permitir a análise e resolução do assunto.

18.1. As comunicações estritamente necessárias à conta, segurança, reservas, alterações contratuais, faturação ou execução do serviço não constituem marketing e podem não permitir desativação enquanto forem necessárias.

18.2. Comunicações promocionais são enviadas apenas quando exista fundamento legal. Cada mensagem disponibilizará meio simples de oposição ou remoção, sem prejuízo de o titular poder contactar geral@reptor.pt.

18.3. Nas Aplicações em que os Clientes enviem comunicações aos seus Utilizadores Finais, o Cliente é responsável por distinguir notificações essenciais de marketing e por respeitar as preferências e consentimentos aplicáveis.

19.1. A utilização de cookies e tecnologias semelhantes é explicada na Política de Cookies da Reptor.

19.2. Na configuração declarada para esta versão, apenas são autorizadas tecnologias estritamente necessárias à autenticação, segurança, sessão e memorização das preferências de privacidade.

19.3. Cookies de analítica, publicidade, personalização não essencial ou terceiros não podem ser instalados antes de consentimento válido e de atualização do inventário apresentado ao utilizador.

20.1. A Reptor aplica medidas técnicas e organizativas adequadas ao risco, incluindo gestão de acessos, deveres de confidencialidade, atualizações, monitorização, cópias de segurança e procedimentos de resposta a incidentes, na medida aplicável ao serviço.

20.2. A Reptor utiliza snapshots diários com retenção operacional aproximada de uma semana. Estes mecanismos destinam-se à recuperação do serviço e não substituem as exportações do Cliente.

20.3. O acesso técnico a Dados do Cliente é limitado ao necessário para suporte, diagnóstico, manutenção, segurança, resolução de incidentes ou cumprimento legal.

20.4. Nenhum sistema é absolutamente seguro. Os Utilizadores devem proteger as credenciais, dispositivos e sessões e comunicar imediatamente qualquer suspeita para geral@reptor.pt.

21.1. A Reptor mantém procedimentos para avaliar e responder a incidentes de segurança que envolvam dados pessoais.

21.2. Quando atua como responsável pelo tratamento, a Reptor notificará a CNPD e os titulares nos casos e prazos legalmente exigidos.

21.3. Quando atua como subcontratante, a Reptor informa o Cliente sem demora injustificada após tomar conhecimento de uma violação de dados pessoais e presta a informação e assistência previstas no DPA.

A Plataforma pode incluir ligações ou integrações com serviços de terceiros. Quando o titular decide usar um serviço terceiro, o tratamento realizado por esse terceiro rege-se pela respetiva política de privacidade. A Reptor não controla tratamentos autónomos de terceiros, sem prejuízo das suas obrigações na seleção e gestão de subcontratantes.

23.1. A Reptor pode atualizar esta Política por evolução do serviço, alteração dos tratamentos ou exigência legal.

23.2. Alterações materiais serão comunicadas através da Plataforma, por email ou por outro meio adequado antes de produzirem efeitos, quando tal seja possível e legalmente necessário.

23.3. A versão e a data de entrada em vigor constam do início do documento. As versões anteriores serão conservadas para prova e consulta interna.

Questões, pedidos ou preocupações sobre privacidade podem ser enviados para:

Legivelodisseia, Lda. — Reptor
Rua Rei Ramiro, 870, Loja -1D
4400-281 Vila Nova de Gaia
Portugal
Email: geral@reptor.pt